Dans notre dernier webinaire, la partenaire de longue date de CanaDon, Kim Fuller de Phil, était à nos côtés pour nous faire part des stratégies destinées aux petites équipes de communication au sein des organismes de bienfaisance. Cette séance reprend le webinaire que Kim avait présenté à nos côtés il y a plus de 10 ans — cette vidéo reste l’une de nos vidéos les plus populaires sur YouTube (avec près de 30 000 vues)!
Au cours de la séance, Kim nous a fourni une présentation actualisée sur la création d’un plan de communication — en particulier dans un marché saturé — ainsi que des nouvelles stratégies et de nouveaux outils pouvant aider à réduire la surcharge de travail.
La stratégie en premier
Les petites équipes passent souvent l’étape de la planification en raison de contraintes de temps ou de budget, mais cela peut finalement coûter plus cher à votre organisme. Un plan de communication solide aide votre équipe à orienter ses décisions, à focaliser ses efforts, à renforcer l’impact et la responsabilisation et à réduire la surcharge de travail.
Le premier obstacle consiste à obtenir l’adhésion de la direction. Vous devez rallier les membres et leur faire comprendre concrètement comment un plan peut vous aider à améliorer l’efficacité, à gérer les défis et à renforcer l’impact de vos communications.
Quelle que soit la taille de votre organisme, vous pouvez prendre de petites mesures pour améliorer votre efficacité et l’impact de vos communications.
Bâtir votre plan de communications
Avant de préparer votre plan de communications, vous devez définir vos priorités stratégiques en tant qu’organisme. Votre plan de développement, vos objectifs de communication et numériques découlent directement des objectifs de votre organisme. Aussi, avant de commencer, vous devez avoir ces autres pièces du casse-tête.
Les plans ne doivent pas nécessairement être de longs documents. Des plans efficaces peuvent compter de 8 à 10 pages ou diapos. L’important est de rester concret et axé sur l’action, tout en établissant des priorités en fonction de votre mission et de vos ressources. Voici par où commencer :
- Mission et objectifs : Objectif clair et mesurable de vos objectifs de communication
- Publics : Cibler les personnes que vous voulez toucher (donateurs, bénévoles, etc.)
- Messages clés : Les points principaux que vous souhaitez que chaque public comprenne et sur lesquels vous voulez qu’il agisse.
- Canaux et tactiques : Sélection pratique des plateformes et des outils que vous pouvez gérer
- Plan de contenu : Calendrier simple ou idées de billets, de courriels ou de campagnes
- Indicateurs et évaulation : Manières rapides de mesurer votre réussite
- Rôles et reponsabilités : Qui fait quoi, même si votre équipe s’occupe de plusieurs choses à la fois.
Servez-vous-en pour dire « non » aux distractions et éviter de vous éloigner de votre mission. Si un membre du conseil d’administration vous propose de créer une vidéo sur TikTok ou de vous adresser à un nouveau public, vous pouvez vous référer à votre plan et lui répondre que cela ne fait pas partie des priorités de cette année.
Cela dit, vous devez savoir vous adapter. Si les circonstances changent, il est judicieux d’adapter votre plan. Même en l’absence de changements majeurs, vous devriez le revoir chaque mois ou chaque trimestre afin de vérifier les progrès réalisés par rapport à vos indicateurs et déterminer si des changements sont nécessaires.
Créer un calendrier de contenu durable
Une fois votre plan de communication établi, le moment est venu de créer un calendrier de contenu durable. Pour gagner en efficacité, regroupez la création de contenu et préparez environ 80 % de vos publications, en laissant 20 % de marge pour du contenu ponctuel. Vous devrez également maximiser le cycle de vie du contenu le plus performant : au moment de la planification, assurez-vous d’inclure une colonne permettant d’identifier le contenu le plus efficace pour le réutiliser et le republier.
Définir le positionnement et les énoncés centraux
C’est en positionnant clairement votre organisme que vous pourrez vous démarquer dans un marché saturé. Vous devez être aussi clair que possible au sujet des éléments fondamentaux qui définissent votre organisme.
- Accroche → point d’entrée émotionnel
- Objectif → pourquoi votre organisation existe
- Vision → l’avenir vers lequel vous tendez
- Mission → ce que vous faites au quotidien
- Valeurs → la façon dont vous agissez en accomplissant cette mission
- Positionnement → ce que fait votre organisme et ce qui vous distingue
- Théorie du changement → comment ce travail entraîne un impact élargi
Réalisez l’exercice consistant à définir chacun de ces éléments afin de pouvoir présenter le positionnement unique de votre organisme et sa théorie du changement de manière percutante. Impliquez la direction, le conseil d’administration, le personnel, les bénévoles et les bénéficiaires pour obtenir un engagement complet.
Mesurer et évaluer la réussite
Une partie de votre plan de communications consiste à mesurer et à évaluer la réussite. Voici des exemples d’indicateurs :
- Nombre de nouveaux donateurs, membres ou clients
- Montant moyen des dons ou taux de croissance des contributions
- Trafic sur le site web ou taux de conversion des courriels
- Nombre de nouveaux abonnés ou interactions sur les réseaux sociaux
De nombreuses plateformes que vous utilisez peut-être déjà comportent des analyses intégrées, faciles à interpréter. Vous pouvez mettre en place un processus pour effectuer régulièrement des vérifications, suivre la performance et adapter vos stratégies.
Les organismes qui mesurent leurs résultats et s’adaptent en fonction des données ont plus de deux fois plus de chances d’améliorer leur performance d’une année sur l’autre.
Comprendre le biais dans la segmentation des publics
Envoyer un message spécifique à un public ciblé est beaucoup plus efficace que d’essayer de diffuser un message générique à tout le monde. Évaluez le nombre de segments que vous avez actuellement et déterminez s’ils sont pertinents et contribuent réellement à vos objectifs. Un point de départ simple consiste à créer 2 ou 3 segments sur base sur leur relation avec votre organisme, par exemple : « nous connaissent bien », « connaissent un peu », « nouveaux dans l’organisme ».
Il est intéressant de noter que près d’un quart des organismes de bienfaisance présents lors du webinaire ne disposaient que d’une seule liste, tandis que 14 % avaient plus de cinq segments!
Une fois vos publics définis, adaptez vos messages : évitez les introductions pour ceux qui vous connaissent déjà, remerciez-les pour leur soutien fidèle et accueillez chaleureusement ceux qui découvrent votre organisme.
Demandez : Qui sont-ils? Quels sont leurs centres d’intérêt? Quelle est la prochaine étape logique dans leur parcours?
Adopter l’IA pour vous aider
L’IA est un nouvel outil qui peut aider à réduire les tâches répétitives et permettre au personnel de se concentrer sur ce qui est vraiment important. Cependant, son utilisation doit être abordée avec prudence. Lors de notre webinaire, près de 80 % des participants utilisaient l’IA à un certain degré dans leur organisme, mais seulement 16 % l’avaient largement intégrée à leur stratégie.
Il est donc essentiel d’élaborer une politique d’utilisation de l’IA pour éviter le partage d’informations sensibles et de sensibiliser les utilisateurs aux risques de résultats inexacts ou biaisés générés par ces outils. Investir dans des outils payants peut être une bonne étape, car les outils gratuits utilisent souvent les données pour l’apprentissage, ce qui augmente les risques.
Une grande variété d’outils d’IA existe pour faciliter la création de contenu, la visualisation de données, la prise de notes et bien plus encore; des recherches montrent que les organisations peuvent facilement économiser jusqu’à 12 heures par semaine simplement en automatisant les courriels destinés aux donateurs.
CanaDon soutient depuis longtemps la technologie qui aide les organismes de bienfaisance à accomplir leur mission. Nos outils de collecte de fonds, bien qu’ils ne soient pas entièrement fondés sur l’IA, permettent de gagner des heures en automatisant l’envoi des reçus fiscaux aux donateurs, des courriels de remerciement et d’autres services, afin que vous puissiez vous concentrer sur votre mission.