Comment les organismes de bienfaisance recrutent, mobilisent et retiennent les bons bénévoles

Comme le dit le dicton, « il faut tout un village », et les organismes de bienfaisance ne font pas exception à la règle. Ce « village » est tout simplement peuplé de bénévoles. En offrant leur temps, leurs compétences et/ou leurs ressources sans contrepartie, ils constituent l’élément vital du secteur caritatif. Ils incarnent la générosité et l’altruisme.

Les bénévoles bâtissent une société plus généreuse

Les recherches menées par CanaDon montrent que les personnes davantage engagées dans leur communauté sont aussi plus généreuses et donnent davantage aux organismes de bienfaisance. Dans un monde où un nombre croissant de personnes se sentent socialement isolées, les bénévoles continuent de consacrer leur temps et leurs efforts à bâtir des communautés plus fortes et plus résilientes.

Dans ce billet, nous examinerons une stratégie étape par étape qui souligne comment les organismes de bienfaisance peuvent mettre en place de solides programmes de bénévolat permettant de recruter les bonnes personnes, de mobiliser les bénévoles autour de causes porteuses de sens et de favoriser des relations durables qui renforcent l’impact des organismes de bienfaisance.

Comment mettre en place un programme de bénévolat?

La création d’un robuste programme de bénévolat au sein de votre organisme exige une planification et une préparation minutieuses. Commencez par cerner vos besoins en matière de bénévolat : déterminez le type d’engagement requis ainsi que les compétences particulières dont votre organisation a besoin. Une fois ces deux aspects définis, l’étape suivante consiste à planifier la trajectoire que vous souhaitez que suivent vos bénévoles. Ces deux éléments sont la base de votre programme de bénévolat.

Par exemple, un organisme qui se consacre au sauvetage des chiens pourrait avoir besoin de bénévoles pour les promener chaque jour. Demandez-vous : quelles compétences et combien de temps sont nécessaires? Commencez donc par demander à des bénévoles qui peuvent être régulièrement disponibles sur le long terme. Quel type de processus de sélection, de matériel et de formation notre organisme devra-t-il fournir pour accueillir ces bénévoles et s’assurer qu’ils disposent des outils nécessaires pour mener cette tâche à bien?

Les bénévoles se répartissent généralement dans l’une des quatre catégories suivantes :

1. Les ambassadeurs ou les promoteurs de la cause
2. Les personnes possédant des compétences ou des talents particuliers
3. Les collecteurs de fonds
4. Les membres du conseil d’administration

Réfléchissez au ou aux types de bénévoles dont votre organisation a besoin. Déterminez ensuite le niveau d’engagement requis pour chaque rôle. Soyez transparent quant à vos attentes, tout en demeurant flexible dans vos demandes.

Selon le type de bénévoles nécessaires, les exigences en matière de temps et d’horaire s’inscrivent généralement dans l’une des quatre catégories suivantes :

Catégories de l’engagement bénévole :

1. Engagement ponctuel (une seule fois)
2. Engagement au besoin
3. Engagement continu
4. Engagement à long terme

Après avoir clairement défini le type de bénévoles recherché, le niveau d’engagement requis ainsi que les exigences en matière de temps et de fréquence, l’étape suivante consiste à planifier le parcours qu’ils devront suivre pour intégrer votre organisme et s’y familiariser.

Le parcours des bénévoles

Il est important que les organismes de bienfaisance réfléchissent à l’ensemble du parcours que suivront les bénévoles potentiels, depuis le dépôt de leur candidature jusqu’à leur intégration au sein de l’organisation, en tenant compte du niveau de supervision et de l’accompagnement continu requis une fois leur accueil et leur formation complétés.

Reprenons notre exemple d’un organisme qui se consacre au sauvetage de chiens qui a besoin de bénévoles pour les promener chaque jour. Commencez par le premier point de contact avec votre organisme, soit le dépôt de candidature; puis, examinez chacune des étapes que le bénévole devra franchir en suivant le processus décrit ci-dessous.

• Candidature : préparez un formulaire en ligne sur votre site Web afin de recueillir les renseignements nécessaires. Si votre organisme exige des compétences particulières, ajoutez-y des questions fermées (oui/non). Voici quelques exemples courants :
  • Avez-vous un permis de conduire valide?
  • Avez-vous votre propre véhicule?
• Vérification et sélection : songez aux vérifications des antécédents et de l’identité, notamment le casier judiciaire et les références personnelles ou professionnelles.
• Accueil et/ou formation : votre organisme est responsable de l’intégration des bénévoles et de leur fournir les instructions nécessaires à l’exécution de leurs tâches.
  • Quelles fournitures et/ou matériel de sécurité est nécessaire pour accomplir le travail? (Par exemple : des laisses pour les chiens, des outils de jardinage, des tabliers, etc.)
  • Devrez-vous demander aux bénévoles d’apporter certaines choses?
• Gestion continue des bénévoles : déterminez le niveau de supervision et de suivi dont votre organisme aura besoin pour gérer efficacement son programme de bénévolat. Parmi les éléments à prendre en compte :
  • Les horaires
  • La communication
  • La supervision
  • L’accès aux installations

Recruter des bénévoles de grande valeur pour votre organisme

Il va sans dire que la pierre angulaire de tout programme de bénévolat consiste à recruter les bonnes personnes. Pourtant, de nombreux organismes ont des difficultés à les trouver. Si vous êtes dans ce cas, voici une série de stratégies numériques et en personne qui peuvent vous aider à attirer de nouveaux bénévoles.

Approches en ligne

Dans un monde de plus en plus connecté, le recrutement des bénévoles en ligne est essentiel à la croissance d’un organisme de bienfaisance.

• Marketing par courriel : envoyez des campagnes de courriels à votre liste de contacts, et faites-en la demande dans votre infolettre.
• Optimisation de votre site Web : créez une page consacrée au bénévolat sur votre site Web, accompagnée d’un formulaire d’inscription simple et facile à remplir. Pour les organismes qui n’ont pas de site Web, assurez-vous de préparer un solide profil d’organisme de bienfaisance sur CanaDon.
  • Décrivez clairement les postes offerts et précisez les compétences requises
  • Donnez des indications quant à la durée
  • Au lieu d’écrire « Nous recherchons des bénévoles », écrivez plutôt « Nous recherchons 2 à 3 bénévoles chaque jour, de 12 h à 15 h, pour promener des chiens. »
• Groupes Facebook et médias sociaux : trouvez des groupes locaux ou communautaires qui vous permettent de diffuser des appels au bénévolat. Recherchez des groupes dont les membres sont actifs et engagés, puis ciblez ceux qui correspondent à vos critères : Localisation; Centres d’intérêt; Activités, etc.

Stratégies axées sur le réseautage

• Forums de quartier et applications communautaires : des applications comme Nextdoor peuvent être d’excellents outils pour trouver des bénévoles ou diffuser des appels à l’action dans votre secteur.
• Réseaux professionnels : que ce soit en personne ou en ligne, mobilisez vos réseaux professionnels, particulièrement ceux qui sont axés sur l’impact social.
• Tirez parti de vos contacts personnels : faites passer le mot dans vos réseaux personnels et professionnels.

Approches fondées sur les partenariats

Nouez des partenariats avec des organismes de votre communauté qui peuvent vous donner accès à un bassin de citoyens engagés susceptibles de soutenir votre cause. Voici quelques partenaires potentiels :

• Les écoles
• Les centres communautaires ou récréatifs
• Les organisations religieuses

Stratégies de recrutement en personne

Accroître la visibilité de votre organisme dans la communauté peut être un excellent moyen d’attirer de nouveaux bénévoles. Nous vous suggérons de faire de la promotion ou de tenir un kiosque lors d’événements comme :

• Les marchés fermiers
• Les foires de rue
• Les festivals locaux; ou encore
• Les babillards communautaires

Si vous tenez un kiosque lors d’un événement communautaire, prévoyez une tablette ou un presse-papiers pour que les personnes intéressées puissent s’inscrire à votre liste de diffusion. Vous pourrez ainsi développer votre liste de bénévoles potentiels.

Comment fidéliser les bénévoles et entretenir des relations durables

Maintenant que vous avez recruté les bénévoles dont vous aviez besoin — ou, mieux encore, mis en place des processus favorisant un recrutement continu — l’étape suivante consiste à concevoir un programme de bénévolat qui vous permettra de retenir et fidéliser les bonnes personnes et de les encourager à revenir soutenir votre cause. Voici cinq stratégies pour aider les organismes de bienfaisance à mobiliser leurs bénévoles.

L’organisation et la communication : cela peut sembler évident, mais une communication régulière, combinée à une planification rigoureuse et à une bonne organisation des activités bénévoles, constitue la base de la fidélisation des bénévoles. Rien ne décourage plus rapidement un bénévole que des instructions floues, des réponses envoyées tardivement, l’absence d’informations importantes, comme les coordonnées, ou ce qu’il faut apporter ou porter. Pour simplifier l’organisation, nous vous recommandons l’utilisation d’une plateforme de gestion des bénévoles.

Offrir des occasions de contribuer de manière significative : proposer des tâches stimulantes est l’un des moyens les plus efficaces de fidéliser les bénévoles. Il s’agit probablement du facteur le plus important en matière de rétention. Pour rendre l’expérience bénévole plus significative :

• Demandez aux bénévoles, pendant le processus de recrutement, quel type d’activités les intéresse
• Confiez-leur des tâches correspondant à leurs compétences et à leurs préférences
• Donnez-leur l’autonomie nécessaire pour qu’ils puissent prendre en charge leur rôle

Diversifier les tâches et les occasions de bénévolat : cela permet de réduire la fatigue de compassion et d’éviter qu’un même groupe de bénévoles soit constamment affecté aux tâches les moins appréciées. Conseils pour mettre cette stratégie en pratique :

• Offrir plusieurs types de tâches parmi lesquelles choisir
• Écoutez et soyez flexible
• Mettre en place des mécanismes de rétroaction permettant aux bénévoles d’exprimer leurs préférences (sondages, formulaires anonymes, groupes de discussion, etc.)

Mettre l’accent sur la communauté : favoriser les liens humains entre les bénévoles, le personnel, les bénéficiaires et les autres membres de la communauté. La communauté est essentielle pour nourrir l’engagement des bénévoles parce que :

• Une société plus connectée est généralement une société plus généreuse
• Les bénévoles sont souvent motivés par le désir de participer à la vie communautaire, de renforcer leurs liens sociaux et de rencontrer des personnes partageant les mêmes valeurs

Exprimer sa gratitude — toujours et avant tout : la rétention et la fidélisation des bénévoles commence et se termine en les remerciant. Prenez régulièrement le temps de vérifier qu’ils se sentent appréciés et valorisés. Nous encourageons également les organismes à :

• Envoyer régulièrement des courriels de remerciement pour montrer leur appréciation
• Souligner leurs contributions lors d’événements en personne
• Mettre leur générosité en valeur sur votre site Web, vos médias sociaux ou même dans vos locaux

Passez à l’action avec votre nouvelle stratégie de bénévolat

À une époque où de nombreuses personnes ressentent un manque de liens significatifs avec leur communauté, les bénévoles continuent de se mobiliser en offrant leur temps, leurs compétences et leur engagement afin de bâtir une société plus solidaire et plus généreuse.

Dans ce billet, nous vous avons présenté une approche étape par étape pour mettre en place un programme de bénévolat solide. Nous avons vu comment les organismes de bienfaisance peuvent attirer les bonnes personnes, créer des expériences bénévoles enrichissantes et développer des relations durables qui favorisent un impact positif à long terme. À vous de jouer!

Inscrivez-vous pour recevoir notre infolettre